Hankinnat ja kilpailutukset
Suuret IT-hankinnat ovat organisaatiolle isoja ponnistuksia, joiden vaikutukset näkyvät toiminnassa ja toiminnan kustannuksissa vuosia.
Teknologioiden, toimittajien ja järjestelmien hankinta edellyttää strategisten valintojen tekemistä. Kilpailuedun saavuttaminen vaatii joskus kilpailijoista poikkeavia ratkaisuja, operatiivinen tehokkuus taas löytyy yleensä toimittajien vakioratkaisuista.
Oikeat valinnat suunnitteluvaiheessa säästävät aikaa ja rahaa toteutuksen ja käytön aikana!
Zetabyte on IT-hankintojen asiantuntija.
1. Tarpeiden ymmärtäminen
Hankinnat tehdään liiketoiminnan tarpeisiin. Hankintaprosessin tärkein vaihe on ymmärtää ja kuvata liiketoiminnan todelliset tarpeet ja varmistaa, että koko organisaatiolla on yhteiset tavoitteet.
Kilpailutuksessa käytettävät valintakriteerit kannattaa sopia ennen ehdotusten
vastaanottamista. Kaikkien tietojärjestelmien elinkaarikustannukset (TCO) muodostuvat suurimmaksi osaksi käytön aikaisista kuluista ja siksi ratkaisun hankintahintaa ei tule ylikorostaa valinnassa.
Tarpeiden pohjalta valitaan kilpailutukseen sopivimmat teknologiat, tuotteet ja palvelut.
2. Hankintaprojektin läpivieminen
Kuhunkin tilanteeseen tulee valita oikea hankintamalli. Toimittajien osaaminen tulee hyödyntää jo hankintavaiheessa parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.
Kilpailutusmateriaalien korkea laatu, kandidaattien esivalinta ja tasavertainen kohtelu varmistavat optimaalisen lopputuloksen. Riittävä ja tasapuolinen kommunikaatio auttaa toimittajaa tekemään asiakkaan kannalta parhaan mahdollisen tarjouksen.
Toimialan ymmärrys ja tekninen osaaminen sekä aikaisempi kokemus samankaltaista hankkeista mahdollistavat toimittajien ratkaisujen arvioinnin ja haastamisen. Näin toimittajia voidaan ohjata etsimään asiakkaan tilanteeseen paras ja sopivin ratkaisu.
Hankintaprosessi edellyttää huolellista valmistautumista ja systemaattista toimintaa!
3. Sopimusten neuvottelu
Kilpailutuksen lopputuloksen pitää näkyä sopimuksessa.Sovitut ehdot ja palvelutasot (SLA) pitää dokumentoida ja niille pitää sopia mittarit.
Sopimuksessa tulee huomioida myös paljon erilaisia projektiin ja palveluun liittyviä ehtoja.
4. Toteutuksen valvonta ja ohjaus
Kilpailutuksessa saavutetut hyödyt ja sopimuksen ehdot eivät täyty palvelua rakennettaessa itsestään.
On tärkeää valvoa ja johtaa sopimuksen toteutumista.